Una scimmia, seduta su un ramo, stava sgranocchiando un pugno di piselli che aveva appena raccolto. Golosa com'era, li stringeva nella mano per non farne cadere nemmeno uno. Ma mentre ne portava uno alla bocca, un piccolo pisello le sfuggì e cadde a terra. Subito, la scimmia si lanciò per recuperarlo, aprendo la mano e facendo così cadere tutti gli altri. Confusa e irritata, si mise a cercare freneticamente quello che aveva perso, senza rendersi conto che ormai li aveva persi tutti. Alla fine, non trovò più nulla e rimase affamata e delusa.

Questa antica favola di Esopo ci insegna che, nel tentativo di trattenere tutto, si rischia di perdere l'essenziale. Un principio che oggi si applica perfettamente alla gestione dei dati aziendali, in particolare ai concetti di Data Retention e Data Minimization nel contesto del GDPR.

Dati,rischi e principi

Molte aziende raccolgono enormi quantità di dati personali senza una reale strategia su come utilizzarli o per quanto tempo conservarli. Come la scimmia con i piselli, trattengono tutto per paura di perdere qualcosa di potenzialmente utile. Il risultato? Database sovraccarichi, dati ridondanti e un aumento esponenziale del rischio in caso di violazione.

La Data Retention impone alle aziende di definire un periodo di conservazione per i dati personali, eliminandoli una volta raggiunto il termine. Tuttavia, molte organizzazioni non applicano politiche chiare e si trovano sommerse da dati inutili, aumentando il rischio di sanzioni e violazioni di sicurezza. Immaginiamo, dopo anni di raccolta, magari indiscriminata, la mole di dati e informazioni che si trovano negli archivi.

Il GDPR ha tra i suoi punti cardine il principio della Data Minimization, che obbliga le aziende a raccogliere solo i dati strettamente necessari per lo scopo dichiarato. Eppure, spesso si continua a raccogliere informazioni superflue per sicurezza, per futuri utilizzi o semplicemente per mancanza di consapevolezza. E quest’ultimo aspetto è quasi sempre sconosciuto e non considerato.

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L'accumulo eccessivo di dati non solo aggrava e complica la gestione aziendale, ma aumenta il rischio di esposizione in caso di attacchi informatici. In altre parole, come la scimmia che cercava di salvare un singolo pisello, le aziende finiscono per perdere il controllo su tutto il resto.

Per garantire una gestione efficace dei dati, le aziende dovrebbero definire chiare policy di Data Retention, stabilendo innanzitutto i dati da raccogliere e di cui ha realmente bisogno, ma anche per quanto tempo conservare questi dati e implementando meccanismi di cancellazione automatizzata.

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Conclusioni

Applicare il principio della Data Minimization, raccogliendo solo le informazioni strettamente necessarie. Effettuare audit periodici per identificare e rimuovere dati obsoleti o non necessari. Formare il personale sulla corretta gestione dei dati personali e sulle implicazioni del GDPR è altro aspetto essenziale. Non dimentichiamo di utilizzare strumenti di gestione automatizzata dei dati, che permettano di monitorare e applicare le policy di conservazione in modo efficace.

La favola della scimmia e dei piselli ci ricorda che l’accumulo indiscriminato porta solo a una maggiore vulnerabilità. Le aziende che ignorano i principi di Data Retention e Data Minimization non solo rischiano sanzioni legali, ma si espongono a problemi di sicurezza e inefficienza operativa.

La soluzione? Trattenere solo ciò che serve davvero e lasciare andare il superfluo. Proprio come avrebbe dovuto fare la scimmia.