L'illusione della delega tecnologica

Nell'ecosistema digitale contemporaneo, la scelta di un fornitore di servizi IT non rappresenta più una mera decisione di procurement, ma si configura come un atto fondativo della strategia di accountability del Titolare del trattamento. L'esternalizzazione di infrastrutture, piattaforme o software applicativi genera spesso l'illusione di una parallela esternalizzazione della responsabilità, un equivoco pericoloso che il Regolamento (UE) 2016/679 ha inteso scardinare con nettezza. Il principio di accountability, sancito dagli articoli 5, paragrafo 2, e 24, impone al Titolare non solo di conformarsi alle norme, ma di essere in grado di dimostrare tale conformità. In quest'ottica, ogni vendor che entra nella filiera del trattamento dati diventa un'estensione del perimetro di responsabilità del Titolare stesso, e la sua selezione un esercizio critico di governance, non di semplice acquisto.

Di contro, l'approccio prevalente sul mercato rischia di appiattirsi su una logica puramente formalistica, dove la firma di un accordo sul trattamento dei dati (DPA) ex articolo 28 viene percepita come il punto di arrivo, quasi un talismano in grado di sanare ogni criticità a monte. Si tratta di un grave errore di prospettiva. Il DPA non è l'inizio del processo di compliance, bensì la sua formalizzazione contrattuale; esso dovrebbe ratificare le conclusioni di una due diligence approfondita e sostanziale, che precede e giustifica la scelta del partner tecnologico. Affidarsi a un vendor solo sulla base delle sue auto-dichiarazioni di conformità o di un DPA standardizzato, senza averne vagliato l'effettiva postura di sicurezza e le garanzie organizzative, equivale a costruire la propria architettura di data protection su fondamenta incerte, esponendo l'organizzazione a rischi operativi, sanzionatori e reputazionali di prima grandezza.

La valutazione del vendor, per converso, deve assumere i contorni di un vero e proprio audit preliminare, un'istruttoria che trascenda il marketing e penetri nel cuore tecnico e organizzativo del fornitore. Il Titolare, con il supporto strategico del DPO, è chiamato a investigare con rigore una serie di elementi che vanno ben oltre la superficie. Parliamo della solidità delle misure di sicurezza logiche e fisiche, della gestione degli incidenti, delle politiche di conservazione e cancellazione dei dati, e, soprattutto, della trasparenza e della gestione della catena dei sub-responsabili. Quest'ultimo punto è divenuto un nervo scoperto della supply chain digitale: la visibilità sulla filiera dei sub-fornitori è spesso opaca e complessa, ma nondimeno essenziale per mappare i flussi di dati e valutare i rischi associati, specialmente in contesti di trasferimenti extra-UE post-Schrems II. Un Titolare maturo deve pretendere, e verificare, che il proprio Responsabile applichi ai suoi sub-processori lo stesso livello di diligenza che il Titolare ha applicato nella scelta del Responsabile primario.

Un capitolo a parte merita la sfida posta dai grandi hyperscaler e dai fornitori di soluzioni SaaS dominanti, i cui termini contrattuali standardizzati lasciano margini di negoziazione pressoché nulli. In questi scenari, l'accountability del Titolare non viene meno, ma si trasforma. L'impossibilità di modificare un DPA non esime dall'obbligo di effettuare una valutazione del rischio (DPIA, se applicabile, o un'analisi più generale) che documenti le ragioni della scelta, le misure di mitigazione adottate e la consapevole accettazione di un eventuale rischio residuo. L'analisi deve essere rigorosa e documentata, concentrandosi su aspetti cruciali quali:

• le certificazioni e gli audit di terze parti: non come scatola vuota, ma analizzandone l'ambito di applicazione e la pertinenza rispetto ai servizi acquisiti;
• la configurabilità delle misure di sicurezza: valutando se gli strumenti messi a disposizione consentano al Titolare di implementare una protezione adeguata al rischio;
• l'ubicazione geografica dei data center e le basi giuridiche per i trasferimenti: un'analisi che deve essere granulare e specifica, non generica.

In questo complesso scenario, il ruolo del DPO e dei professionisti della privacy si eleva da mero controllore di conformità a stratega del rischio digitale. È un'evoluzione culturale che l'Accademia Italiana Privacy (AIP) promuove con forza, anche attraverso i percorsi di Alta Formazione Privacy Specialistica (APS), per formare figure in grado non solo di interpretare la norma, ma di guidare il management in decisioni complesse e ad alto impatto. La scelta di un vendor IT non è un dettaglio tecnico delegabile, ma una delle massime espressioni della governance dei dati. La solidità e la reputazione di un'organizzazione, oggi, si misurano anche, e forse soprattutto, dalla qualità e dall'affidabilità degli anelli della propria supply chain digitale.