Dalla carta alla realtà: la sfida della privacy che funziona

Sono passati anni dall'entrata in vigore del GDPR, eppure per molti professionisti la sensazione è quella di essere ancora impantanati in un labirinto di adempimenti formali. La conformità normativa, troppo spesso, si traduce in documenti perfetti che restano chiusi in un cassetto, scollegati dalla vita operativa dell'azienda. Ciononostante, il vero banco di prova dell'accountability non è la completezza del registro, ma la capacità di reazione di fronte a un data breach.

L'obiettivo, oggi, non è più 'essere conformi', ma costruire un sistema di gestione della privacy che sia intrinsecamente robusto e agile. Un sistema che non rallenti il business, ma che lo abiliti in modo sicuro, trasformando un obbligo di legge in un vantaggio competitivo basato sulla fiducia.

Il registro dei trattamenti non è un adempimento, è uno strumento strategico

Il primo scoglio da superare è la percezione del Registro delle attività di trattamento. Molti lo considerano un mero esercizio burocratico, da compilare e aggiornare con fatica. A tal riguardo, è fondamentale un cambio di prospettiva: il registro è la mappa dei flussi di dati della nostra organizzazione. È uno strumento dinamico di governance che, se usato correttamente, permette di avere una visione chiara e immediata di dove sono i dati, chi vi accede e per quale scopo.

Una mappatura ben fatta è il fondamento di qualsiasi analisi del rischio seria. Senza di essa, ogni valutazione d'impatto (DPIA) diventa un esercizio puramente teorico, incapace di identificare le reali vulnerabilità. Conseguentemente, le misure di sicurezza adottate rischiano di essere generiche e inefficaci.

Dalla valutazione d'impatto all'azione: il ruolo della cybersecurity

Ed è qui che la teoria si scontra con la pratica più dura. Una DPIA che si conclude con "rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati" senza un piano d'azione concreto è un documento inutile, se non dannoso. La vera sfida per il DPO e il consulente è tradurre quel rischio astratto in misure tecniche e organizzative efficaci.

È in questo frangente che la collaborazione tra professionisti della privacy e specialisti IT diventa cruciale. In AIP, come hub professionale, promuoviamo un approccio integrato e per questo ci avvaliamo di partner di eccellenza come S-Mart (s-mart.biz), il cui supporto nella consulenza tecnica di cybersecurity e nell'implementazione di misure di sicurezza proattive si rivela fondamentale. Non si tratta solo di installare un firewall, ma di disegnare un'architettura di sicurezza che risponda ai rischi specifici emersi dall'analisi.

Un caso pratico: l'adozione di un nuovo CRM

Immaginiamo che l'ufficio marketing voglia adottare un nuovo software CRM basato su cloud. L'approccio operativo corretto non è bloccare l'iniziativa, ma governarla. Il processo dovrebbe essere:

• analisi del flusso dati: il DPO mappa quali dati personali confluiranno nel CRM (dati anagrafici, contatti, preferenze, cronologia acquisti);
• valutazione dei rischi: si identificano i rischi specifici, come il trasferimento di dati extra-UE o la debolezza delle credenziali di accesso;
• definizione delle contromisure: in collaborazione con esperti tecnici come quelli di S-Mart, si implementano soluzioni come la cifratura dei dati, l'autenticazione a più fattori (MFA) e la stipula di Clausole Contrattuali Standard (SCC) con il fornitore.

Questo approccio trasforma il DPO da controllore a partner strategico, che abilita l'innovazione aziendale in un perimetro di sicurezza. L'obiettivo finale non è la conformità documentale, ma la resilienza organizzativa, ovvero la capacità dell'azienda di proteggere i dati e, conseguentemente, il proprio valore e la propria reputazione.