Principio di minimizzazione: è uno dei pilastri del GDPR. Cosa significa e quali implicazioni porta per i titolari del trattamento dati? 

Cosa significa il principio di minimizzazione nel GDPR?

Il principio di minimizzazione dei dati personali è definito nell'articolo 5 del GDPR. In dettaglio, il principio di minimizzazione è menzionato nella lettera c del paragrafo 1 dell'articolo 5 del GDPR, che stabilisce che i dati personali trattati devono essere

"adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati"

Ciò comporta che i titolari del trattamento dati non possono raccogliere più dati di quanti ne siano effettivamente necessari per la finalità del trattamento stesso e che questi dati devono essere mantenuti solo per il tempo necessario per raggiungere tale scopo. Infatti il principio di minimizzazione è strettamente legato al principio di limitazione della conservazione, sancito nella lettera e del paragrafo 1 dell'articolo 5, che stabilisce che i dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

Inoltre, il principio di minimizzazione richiede che i dati siano accurati e che siano protetti da accessi non autorizzati o da eventuali utilizzi impropri. Quindi implica che i dati personali vengano raccolti e trattati con la massima cautela e rispetto per la privacy delle persone.

Le implicazioni per i titolari dei dati

I titolari dei dati sono tenuti a rispettare il principio di minimizzazione nella gestione dei dati personali. Questo significa che essi devono raccogliere solo le informazioni necessarie per l'attività in questione. Ad esempio, se una banca desidera aprire un conto corrente per un cliente, potrebbe raccogliere solo le informazioni necessarie per questo scopo, come il nome, l'indirizzo e le informazioni fiscali.

Inoltre, i titolari dei dati devono assicurarsi che le informazioni raccolte siano accurate e aggiornate. Dovrebbero anche adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati personali raccolti. Ciò include misure come l'uso di password sicure, l'accesso limitato ai dati e la crittografia dei dati. Infine, i titolari dei dati devono mantenere i dati solo per il tempo necessario per raggiungere l'obiettivo per il quale sono stati raccolti. Ciò significa che i dati devono essere cancellati una volta che non sono più necessari, a meno che non sia richiesto il loro mantenimento per motivi legali.

Detto ciò, il principio di minimizzazione non comporta solo obblighi, ma porta anche vantaggi. Questo principio non solo garantisce il rispetto della privacy dei soggetti coinvolti, ma rappresenta anche un vantaggio tecnico e organizzativo per le aziende, in quanto riduce la quantità di dati gestiti, semplificando le procedure di archiviazione e migliorando la qualità dei dati stessi. Una minore quantità di dati da gestire, poi, può ridurre i rischi di fuga di dati e violazioni della sicurezza dei dati, migliorando la sicurezza complessiva del sistema

In concreto, come si declina l'applicazione del principio di minimizzazione?

Come si "traduce" nell'attività quotidiana delle aziende e degli enti che trattano dati? Un primo esempio riguarda l'azienda che vuole inviare una newsletter ai propri clienti. L'elenco dei dati personali raccolti può essere minimizzato includendo solo l'indirizzo email e il nome del destinatario, piuttosto che richiedere ulteriori informazioni personali come l'indirizzo di casa o il numero di telefono. Il contatto telefonico e l'indirizzo fisico, infatti, non sono né utili né necessari in questo caso e costituirebbero un trattamento eccedente la reale necessità.

Un altro esempio? I limiti al trattamento dati dei dipendenti da parte di un'azienda. L'azienda deve trattare solo quei dati necessari agli adempimenti contrattuali e la gestione del rapporto di lavoro: tra questi il nome e cognome, la data di nascita, il codice fiscale, la posizione lavorativa e l'orario di lavoro. La raccolta di dati ulteriori e non necessari al raggiungimento della finalità del trattamento dati può costiruire trattamento eccedente.

Questi sono solo alcuni esempi di come il principio di minimizzazione dei dati possa essere applicato nella pratica.

Per concludere

Il principio di minimizzazione è uno dei principi fondamentali del GDPR e richiede che i titolari dei dati personali raccolgano solo le informazioni necessarie al raggiungimento delle finalità del trattamento stesso. I titolari dei dati devono anche mantenere i dati solo per il tempo necessario per raggiungere l'obiettivo per il quale sono stati raccolti.