Quando vi arrivano richieste dai vostri clienti, ex dipendenti o altri Interessati, non potete rispondere semplicemente che "i dati sono trattati nel rispetto delle norme sulla privacy". Ed è insufficiente anche aggiungere che “seguiamo il GDPR”.

Il GDPR e la cultura aziendale

Questo non solo non rassicura chi ha chiesto chiarimenti, ma potrebbe mettervi in una posizione scomoda se non sapete davvero cosa state facendo.
Lo sanno bene quelle aziende che, a fronte di simili risposte, sono state segnalate al garante che gli ha fatto comprendere a suon di sanzioni (economiche e con ordini di rivedere le privacy policy e dimostrare di averlo fatto), come anche questo aspetto essenziale debba essere adeguatamente contemplato nella gestione della privacy in aienda.

Il GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, non è un marchio da esibire come garanzia di affidabilità. È un insieme di obblighi concreti che le aziende devono rispettare, soprattutto quando si tratta dei diritti degli interessati.

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Parliamo di diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento e portabilità dei dati. Diritti che, se ignorati o gestiti con superficialità, possono trasformarsi in sanzioni salate e danni alla reputazione. Prendiamo il diritto di accesso: quando un cliente o un dipendente vi chiede quali dati avete su di lui, non potete limitarvi a una risposta vaga o generica. Dovete fornire un resoconto dettagliato, chiaro e tempestivo. E il GDPR è molto chiaro anche sui tempi: avete un mese di tempo per rispondere, e non ci sono scuse.

E la portabilità? Se un cliente chiede che i suoi dati vengano trasferiti a un altro fornitore, dovete essere in grado di fornire quei dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Non è solo una questione di cortesia, è un obbligo di legge.

Molte aziende sottovalutano la necessità di avere procedure interne precise per gestire queste richieste. Ma senza un sistema ben organizzato, il rischio di non rispettare i termini è altissimo. E non è sufficiente avere un reparto IT efficiente: la gestione dei dati personali è una responsabilità trasversale che coinvolge l'intera organizzazione.

Un altro errore comune è la mancanza di formazione del personale. Se chi risponde alle richieste non sa cosa dire o, peggio, fornisce informazioni errate, le conseguenze possono essere gravi. La formazione continua è fondamentale per garantire che tutti sappiano come comportarsi in caso di richiesta.

Infine, ricordate che il rispetto del GDPR non si esaurisce con la gestione delle richieste. È parte di una cultura aziendale che mette al centro la trasparenza e il rispetto dei diritti delle persone. Non basta dichiarare di essere conformi: bisogna dimostrarlo ogni giorno, con azioni concrete.

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Conclusione

Perché, alla fine, il GDPR non è solo un obbligo legale. È un'opportunità per costruire relazioni di fiducia con i vostri clienti e dipendenti. E in un mondo dove la reputazione conta più di qualsiasi campagna pubblicitaria, è un vantaggio competitivo che non potete permettervi di ignorare.